Am 1.1.2025 ist die E-Rechnungspflicht zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen im B2B-Bereich mit Übergangsregelungen bis zum 31.12.2027 in Kraft getreten: Der Empfang, die Verarbeitung und Aufbewahrung von E-Rechnungen ist für sämtliche Unternehmen seit dem 1.1.2025 Pflicht. Die Übergangsregelung betrifft lediglich das Ausstellen und Versenden von E-Rechnungen.

Zum 1.1.2027 beginnt bei der E-Rechnung die entscheidende zweite Stufe für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen im Rahmen der B2B-Umsätze ab 800.000 € Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Kalenderjahr 2026. Dieser muss E-Rechnungen im X-Rechnungs- oder ZUGFeRD-Format oder in sonstiger zulässiger Ausgestaltung erstellen. Eine einfache PDF-Datei reicht grundsätzlich nicht mehr.

Hat derselbe Unternehmer 2026 dagegen nur 600.000 € Gesamtumsatz, darf er für seine 2027 ausgeführten Umsätze aufgrund der Übergangsregelung noch bis 31.12.2027 eine Papierrechnung bzw. – mit Zustimmung des Empfängers – beispielsweise eine PDF-Rechnung verwenden.

Für Kleinunternehmer gilt abweichend von den genannten Regelungen Folgendes:

Kleinunternehmer müssen seit 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und aufbewahren können. Der Versand von E-Rechnungen ist für Kleinunternehmer nicht verpflichtend. Diese dürfen also neben der Papierrechnung auch weiterhin PDF-Rechnungen ausstellen. Die freiwillige Versendung von E-Rechnungen ist allerdings möglich.

Auch bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, steuerfreien Umsätzen sowie insgesamt bei Rechnungen an Endverbraucher ist die E-Rechnung nicht verpflichtend.